Wondplatform Nederland

Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk Reglement Wondplatform Nederland

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

De vereniging: vereniging Wondplatform Nederland
De statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. 31 januari 2014, door notaris mr. R.R. Rijnvis te Krimpen aan den IJssel
Het bestuur: het bestuur van de vereniging, zoals nader omschreven in artikelen 6 en 7 van de statuten van de vereniging
De algemene ledenvergadering: de algemene ledenvergadering zoals nader omschreven in de artikelen 8 tot en met 11 van de statuten van de vereniging
Adviseurs: al dan niet landelijke organisaties werkzaam op het terrein van de volksgezondheid, die het doel van het Wondplatform Nederland ondersteunen, doch geen lid van de vereniging zijn.
Schriftelijk: elk via gangbare communicatiekanalen overgebracht en op schrift (te) ontvangen bericht.

Toelatingscriteria leden en buitengewoon leden

Artikel 1

1. De vereniging staat open voor alle landelijke professionele en patiëntenorganisaties op het gebied van wondzorg, maar om een sterke en adequate verenging te worden is het belangrijk dat de ordening logisch en transparant is en een meerwaarde creëert.
2. Voor leden worden de volgende toelatingscriteria gehanteerd:
– in belangrijke mate werkzaam in, of als patiënt/cliënt betrokken bij, wondzorg, vanuit het perspectief van de patiënt/cliënt en gericht op de versterking van diens positie;
– landelijk opererend op het gebied van beleidsontwikkeling, innovatie en belangenbehartiging;
– representatief voor de groep die de organisatie beoogt te vertegenwoordigen;
– geen dubbelingen in vertegenwoordiging van organisaties;
– krachtige, actieve meespeler willen/kunnen zijn;
– geen commerciële activiteiten als hoofdactiviteit;
– rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;
– onderschrijven van de gedragscode.
3. Voor buitengewoon leden worden gelijke toelatingscriteria gehanteerd; zij mogen echter wel commerciële activiteiten als hoofdactiviteit hebben.

Procedure aanmelding en toelating leden en buitengewoon leden
Artikel 2

1. Een organisatie die lid wil worden van de vereniging dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij het bestuur. Bij dit verzoek wordt overlegd:
a. Statuten;
b. Recent jaarverslag;
c. Opgave van het aantal leden;
d. Motivering voor de aanmelding als lid.

2. Het bestuur bevestigt de ontvangst van de aanmelding als lid.

3. Het bestuur adviseert de algemene ledenvergadering schriftelijk en gemotiveerd omtrent de toelating binnen drie maanden na de aanmelding.

4. Een afschrift van dit advies wordt zowel aan de algemene vergadering als aan de verzoeker gestuurd.

5. Indien het bestuur adviseert verzoeker niet toe te laten als lid, heeft verzoeker het recht om binnen één maand na verzending van het advies schriftelijk en gemotiveerd te reageren bij de algemene ledenvergadering.

6. De algemene ledenvergadering neemt in haar eerstvolgende vergadering een beslissing omtrent de toelating. De beslissing wordt onverwijld schriftelijk ter kennis van de verzoeker gebracht.

Adviseurs en toehoorders
Artikel 3

Adviseurs en toehoorders worden door het bestuur en of de vergadering uitgenodigd, afhankelijk van de agenda.

Gedragscode
Artikel 4

1. Een sterke vereniging ontleent haar bestaansrecht aan haar leden en hun actieve inbreng. Dit impliceert dat het noodzakelijk is voor leden om actief inbreng te leveren en dat men de winst daarvan ook zelf ervaart. Het gaat om een wederkerige relatie tussen de verenging en het lid. Dit samenwerkingsproces moet goed bewaakt worden. Aspecten als onvrede of onvermogen dienen tijdig gesignaleerd en besproken te worden.

2. Onder de gedragscode wordt verstaan:
• Inbreng van informatie in de vereniging over eigen activiteiten en participaties
• Informatievoorziening aan de eigen achterban over (voorgenomen) activiteiten op verenigingsniveau
• Deelname aan de vergaderingen van de Algemene Ledenvergadering door de afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde
• Functioneren van afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde in diverse gremia
• Bijdrage besluitvormingsprocessen en mandaat eigen achterban
• Bijdrage aan de uitvoering van de besluiten op verenigingsniveau
• Bijdrage aan de samenwerking binnen de vereniging
• Wederkerigheid van samenwerking in termen van inbreng en meerwaarde
• Financiële verplichtingen

Schorsing, opzegging lidmaatschap door de vereniging / ontzetting uit lidmaatschap
Artikel 6

1. Een lid kan door het bestuur worden geschorst wegens feiten of omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot opzegging van of ontzetting uit het lidmaatschap door de vereniging.

2. Van de schorsing wordt het betrokken lid en de Algemene Ledenvergadering terstond schriftelijk en gemotiveerd kennis gegeven.

3. Het betrokken lid kan binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving van schorsing schriftelijk beroep aantekenen bij de Algemene Ledenvergadering onder vermelding van gronden.

4. Het bestuur is gehouden een voorstel tot opzegging van het lidmaatschap te agenderen voor de eerstvolgende vergadering van de Algemene Ledenvergadering te rekenen vanaf één maand na verzending van de kennisgeving van schorsing; indien zodanig voorstel niet (tijdig) is geagendeerd vervalt de schorsing.

5. Het geschorste lid wordt in de gelegenheid gesteld zijn beroep toe te lichten in de vergadering van de Algemene Ledenvergadering waarin het voorstel tot opzegging van het lidmaatschap of ontzetting uit het lidmaatschap wordt behandeld.

Contributiebetaling
Artikel 7

• De jaarlijkse contributie moet door een lid vooruitbetaling uiterlijk op 31 december, voorafgaande aan het komende verenigingsjaar zijn voldaan. Betaling kan door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging;
• Indien de contributie niet tijdig is betaald, ontvangt het betreffende lid een aanmaning. Wordt vervolgens niet binnen de daarvoor in de aanmaning gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur het lidmaatschap opzeggen.
• Bij de aanvang van het lidmaatschap in de loop van een kalenderjaar ontvangt het betreffende lid een schriftelijke opgave van het te betalen inschrijfgeld en de over dat jaar verschuldigde contributie. Het aldus verschuldigde moet binnen één maand na ontvangst van bedoelde opgave, zijn voldaan.

Algemene Ledenvergadering
Artikel 8

• De Algemene Ledenvergadering vindt tenminste twee keer per jaar plaats of zo vaak als de Algemene Ledenvergadering dit nodig acht.
• Er wordt volgens een (standaard)agenda of prioriteitenlijst vergaderd die minimaal een week voor elke vergadering in de vorm van een schriftelijke uitnodiging wordt verzonden.
• Als tenminste één/tiende van het aantal leden of afgevaardigde om agendering van een bepaald onderwerp vraagt wordt dat onderwerp als punt op de agenda opgenomen.
• De leden of afgevaardigden die om een agendapunt verzoeken, brengen hun verzoek schriftelijk en gemotiveerd uiterlijk veertien dagen voor een vergadering van de Algemene Ledenvergadering ter kennis van de voorzitter.

Quorumbepaling tijdens de Algemene Ledenvergadering
Artikel 9

1. De voorzitter kan de vergadering openen voordat tenminste de helft van het aantal stemgerechtigde afgevaardigden aanwezig is.

2. De voorzitter kan de vergadering afgelasten indien een half uur na aanvangstijd ten minste de helft van het aantal stemgerechtigde afgevaardigden niet aanwezig is.

3. Indien bij het nemen van een besluit of het houden van een stemming blijkt dat het quorum niet aanwezig is, kan de voorzitter het besluit nemen de vergadering tot een later tijdstip uit te stellen. Dit tenzij besluitvorming dient plaats te vinden over voorstellen die in de voorafgaande vergadering waren geagendeerd, maar waarover geen besluitvorming kon plaatsvinden omdat op die vergadering minder dan twee/derde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig was.

Machtiging tijdens de Algemene Ledenvergadering
Artikel 10

1. Indien zowel de afgevaardigde als de plaatsvervangend afgevaardigde van een lid niet op een vergadering van de Algemene Ledenvergadering aanwezig kunnen zijn, komt aan het betreffende lid de bevoegdheid zich te doen vertegenwoordigen door een daartoe schriftelijk aangewezen volgemachtigde (al dan niet) zijnde een (plaatsvervangend) afgevaardigde van een ander lid.

2. Maximaal drie leden kunnen zich door één (plaatsvervangend) lid laten vertegenwoordigen door middel van volmacht.

3. Een volmacht moet schriftelijk worden verleend en door de volmachtgever zijn ondertekend.

4. Een volmacht moet voor het begin van de vergadering aan de voorzitter zijn overhandigd.

Dagelijks bestuur
Artikel 11

Voorzitter
• De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere bestuursbesluiten.
• Hij is de officiële woordvoerder van de stichting. Indien hij dit nodig acht, kan hij eisen dat uitgaande stukken door hem mede worden ondertekend.
• Hij leidt de vergaderingen en stelt daarin de vergaderorde vast, behoudens het recht van de Algemene Ledenvergadering om daarin verandering aan te brengen. Hij heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste twee/derde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken.
• In geval van ontstentenis van de voorzitter, wordt hij door de vicevoorzitter vervangen.

Secretaris
• De secretaris verzorgt alle voorkomende algemene administratie en correspondentie, meldt de ledenmutaties aan de penningmeester en notuleert de bestuur- en algemene vergaderingen.
De uitgaande stukken worden door hem, namens het bestuur, ondertekend. Hij is verplicht van alle uitgaande stukken afschriften te houden.
• Hij brengt op de algemene vergadering schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden over het afgelopen verenigingsjaar.
• Het verenigingsarchief wordt door hem ordentelijk bewaard.

Penningmeester
• De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging. Hij draagt zorg voor de inning van de contributies, donaties, subsidies enz. Hij verricht de betalingen namens de verenging, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van vijfduizend te boven gaan, autorisatie door de voorzitter nodig is.
• Voor het aangaan van verplichtingen en betalingen welke de begroting te boven gaan, is bovendien toestemming vereist van de leden van het platform.
• De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de stichting kan worden afgeleid. Hij houdt voorts niet meer kasgeld onder zijn beheer, dan voor normaal gebruik nodig is. Niet voor direct gebruik benodigde gelden worden door op een spaarrekening bij een plaatselijke bank gezet.
• Hij sluit de boeken van de vereniging jaarlijks op 31 december af en brengt aan het platform verslag uit over het afgelopen boekjaar.
• Hij stelt jaarlijks een begroting op voor het komende verenigingsjaar en legt dit ter goedkeuring voor aan de leden van de vereniging.
• Hij is gehouden om aan de door de vereniging benoemde kascommissie inzage te geven van de kas en alle op de financiële administratie betrekking hebbende stukken en bescheiden en deze commissie alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.
Eenzelfde verplichting bestaat er jegens het bestuur welke hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen. Ingeval van een positief verlopen kascontrole, is de commissie gehouden hiervan in het kasboek middels “akkoord plus handtekening” blijk te geven. Van haar bevindingen brengt de commissie verslag uit aan het bestuur.
• De penningmeester is gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden te bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het bestuur ondertekend.
• Aan de hand van de van de secretaris ontvangen ledenmutaties houdt de penningmeester een overzicht bij van het ledenbestand der vereniging alsmede het nakomen van de contributieverplichtingen.

Kascommissie
Artikel 12

• Deze commissie bestaat uit minimaal twee leden en een plaatsvervangend lid, welke door de ledenvergadering als zodanig worden aangewezen. Jaarlijks is één lid aftredend en wordt diens plaats ingenomen door het plaatsvervangend lid. De leden mogen geen nauwe familie en/of zakelijke betrekking met de penningmeester hebben.
• De commissie heeft tot taak eenmaal per jaar –na afloop van het boekjaar- de financiële administratie te controleren. Van de uitkomst van dit onderzoek brengt de commissie verslag uit aan de leden en het bestuur. Tevens adviseert de commissie aan het bestuur om de penningmeester voor zijn beheer al dan niet decharge te verlenen.
• De commissie is bevoegd aan het bestuur zonodig voorstellen tot verbetering te doen inzake het financieel beheer.
• Jaarlijks is één lid van de commissie aftredend en niet terstond herkiesbaar.

Werkgroepen en commissies
Artikel 13

• Het bestuur is gemachtigd werkgroepen en commissies in te stellen welke gericht zijn op de uitvoering van door het bestuur aan te wijzen deeltaken.
• De werkgroepen en commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
• Werkgroep- en commissieleden kunnen afkomstig zijn van leden en buitengewoon leden en altijd voorzien van de aanwezigheid van één bestuurslid.
• Een lid kan het bestuur verzoeken om met meerdere afgevaardigden deel te nemen aan een commissie of werkgroep.

Aftredingsrooster (conform art. 6.8 statuten)
Artikel 14

Als bijlage bij het huishoudelijk reglement wordt een aftreedrooster vastgesteld.

Slotbepaling
Artikel 15

Dit reglement, aan te halen als huishoudelijk reglement, is vastgesteld tijdens de bijeenkomst van Wondplatform Nederland van datum-maand-jaar.
In dezelfde vergadering heeft Wondplatform Nederland verklaard met de inhoud van het reglement in te stemmen.